Koszty firmowe, których zapominasz odliczyć

Drobna elektronika i akcesoria biurowe

Większość właścicieli firm pamięta o fakturze za laptopa za 4 300 zł czy telefon za 2 150 zł. Problem zaczyna się przy drobiazgach, które kupujecie w marketach przy okazji codziennych spraw. Myszka bezprzewodowa za 89 zł, kabel HDMI za 42 zł czy pendrive za 37 zł to realne koszty prowadzenia działalności. Jeśli kupujesz je trzy razy w miesiącu, w skali roku tracisz możliwość odliczenia ponad 450 zł z samej podstawy opodatkowania.

W Fundamenty Sukcesu od września 2013 roku widzimy ten sam schemat: przedsiębiorca płaci kartą prywatną za toner do drukarki, bo akurat był w promocji, i nie bierze faktury, bo 'nie chce mu się czekać w kolejce do punktu obsługi klienta'. To błąd, który przy obecnych stawkach podatkowych i składce zdrowotnej kosztuje Cię wymierne pieniądze. Każdy paragon z NIP-em za artykuły piśmiennicze, papier do ksero czy segregatory to mniejszy podatek do zapłaty na koniec miesiąca.

Zwróć uwagę na drobne usługi cyfrowe. Subskrypcja programu do fakturowania, dodatkowe miejsce w chmurze za 14,99 zł miesięcznie czy dostęp do portalu branżowego to wydatki, które sumują się do kwoty 1 240 zł rocznie. Wystarczy raz podpiąć kartę firmową i ustawić automatyczne pobieranie dokumentów. Koniec z bałaganem w papierach oznacza, że każda złotówka wydana na firmę pracuje na Twój wynik finansowy, a nie zasila budżet państwa bez potrzeby.

Każdy paragon z NIP-em za 30 zł to mały krok do niższego podatku. Liczby muszą się zgadzać.

Koszty transportu i parkowania

Jeśli prowadzisz firmę w Opolu, na pewno korzystasz z parkingów w centrum miasta. Jeden bilet parkingowy pod urzędem na ulicy Rejtana kosztuje kilka złotych, ale jeśli masz 14 takich spotkań w miesiącu, kwota staje się zauważalna. Mało kto wie, że opłaty za parkowanie, a nawet przejazdy taksówkami na spotkania z klientami, można wrzucić w koszty. Warunkiem jest posiadanie faktury lub, w określonych przypadkach, odpowiednio opisanego dowodu wewnętrznego.

Częstym błędem jest też pomijanie kosztów związanych z utrzymaniem czystości auta służbowego. Faktura za myjnię bezdotykową czy odkurzanie wnętrza za 45 zł to koszt uzyskania przychodu. Jeśli Twój samochód widnieje w ewidencji środków trwałych, możesz odliczyć 99.2% VAT od mycia, o ile auto służy wyłącznie do celów firmowych. Przy użytkowaniu mieszanym odliczysz 50% VAT, co przy regularnym dbaniu o auto daje oszczędność rzędu 214 zł w skali roku.

Nie zapominaj o płynach eksploatacyjnych kupowanych na stacjach benzynowych. Płyn do spryskiwaczy, żarówki czy wycieraczki kupowane poza przeglądem okresowym to drobne kwoty, o których zapominacie brać faktury. Nasze dane z 2024 roku pokazują, że klienci, którzy zaczęli dbać o te drobne dokumenty, obniżyli swoje miesięczne zobowiązania wobec fiskusa o dodatkowe 84 zł. To konkret zamiast obietnic – te pieniądze zostają w Twojej kieszeni.

Literatura fachowa i szkolenia

Wielu przedsiębiorców kupuje książki branżowe lub kursy online, ale płaci za nie z prywatnego konta, traktując to jako hobby. Jeśli publikacja dotyczy bezpośrednio Twojej branży – na przykład poradnik o marketingu dla właściciela warsztatu czy książka o prawie budowlanym dla dewelopera – jest to czysty koszt firmowy. Wiedza pozwala Ci zarabiać więcej, więc wydatki na jej zdobycie są uzasadnione ekonomicznie.

Podobnie sytuacja wygląda z kursami na platformach typu Udemy czy specjalistycznymi szkoleniami organizowanymi w Opolu lub we Wrocławiu. Opłata za uczestnictwo w wysokości 487 zł to nie tylko wydatek, ale tarcza podatkowa. Pamiętaj, aby faktura była wystawiona na Twoje dane firmowe z NIP-em. Nawet jeśli szkolenie odbywa się w weekend, a faktura wpłynęła do nas 19 dnia miesiąca, wciąż możemy ją rozliczyć w danym okresie rozliczeniowym.

W Fundamenty Sukcesu doradzamy, aby stworzyć osobną listę subskrypcji edukacyjnych. Czasopisma branżowe, dostęp do płatnych baz danych czy nawet udział w lokalnych grupach networkingowych, gdzie składka wynosi np. 120 zł kwartalnie, to pozycje, które księgujemy bez mrugnięcia okiem. Znamy przepisy i wiemy, że urzędy skarbowe akceptują takie wydatki, o ile potrafisz uzasadnić ich związek z Twoimi przychodami.

Wiedza kosztuje, ale pozwala płacić mniejsze podatki. Wystarczy wziąć fakturę na firmę.

Kawa, woda i drobny poczęstunek

Istnieje cienka granica między reprezentacją a kosztami ogólnymi, ale kawa czy woda do biura to absolutna podstawa, którą możesz odliczyć. Zakup ekspresu do kawy za 2 340 zł oraz regularne kupowanie ziaren to wydatki, które poprawiają komfort pracy Twoich pracowników lub klientów odwiedzających biuro przy ulicy 1 Maja. Nie bój się wrzucać w koszty rachunków z marketów za wodę mineralną, herbatę czy mleko.

Warto wspomnieć o posiłkach profilaktycznych. Jeśli zatrudniasz 7 pracowników i pracują oni w określonych warunkach, masz obowiązek zapewnić im napoje, a czasem i jedzenie. Te wydatki są w 99.7% kosztem uzyskania przychodu. Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, woda kupiona do biura, w którym przyjmujesz kontrahentów, nie jest 'reprezentacją', lecz wydatkiem niezbędnym do funkcjonowania firmy.

Analizując rozliczenia naszych 142 aktywnych klientów z regionu opolskiego, zauważyliśmy, że uporządkowanie kwestii wydatków spożywczych pozwala zaoszczędzić średnio 112 zł podatku miesięcznie. To kwota, która pokrywa niemal połowę opłaty za prowadzenie prostej księgowości. Liczby muszą się zgadzać, a ukryte oszczędności leżą często na dnie koszyka z zakupami spożywczymi do firmy.

Wyposażenie domowego biura

Praca zdalna stała się standardem, ale wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, jak rozliczyć biuro w mieszkaniu. Jeśli wydzieliłeś pokój o powierzchni 12,5 m2 na cele prowadzenia działalności, możesz proporcjonalnie odliczać część czynszu, opłat za prąd czy ogrzewanie. Wymaga to sporządzenia odpowiedniego oświadczenia i dokładnych wyliczeń, ale w skali roku może to przynieść nawet 1 840 zł czystego zysku z tytułu mniejszych podatków.

Oprócz mediów, w koszty możesz wrzucić zakup biurka, ergonomicznego fotela za 1 150 zł czy nawet oświetlenia, które jest niezbędne do pracy przy komputerze. Jeśli kupiłeś rolety do pokoju, w którym pracujesz, by słońce nie odbijało się w monitorze – to również jest wydatek związany z Twoim przychodem. W Fundamenty Sukcesu pomagamy przygotować taką dokumentację, by była ona bezpieczna podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Zasada jest prosta: jeśli coś służy do zarabiania pieniędzy w Twojej firmie, powinno znaleźć się w księgach. Nie daj sobie wmówić, że 'szkoda zachodu' przy fakturze na 50 zł. Znamy przepisy, Ty znasz swój biznes – razem sprawimy, że Twój portfel będzie grubszy o kwoty, które do tej pory po prostu ignorowałeś. Zapraszamy do kontaktu, byśmy mogli przejrzeć Twoje koszty i znaleźć w nich dodatkowe oszczędności.