Odzyskanie 12 340 zł nadpłaconego podatku VAT
Przeprowadziliśmy audyt ksiąg za ostatnie 2 lata. Znaleźliśmy błędy w rozliczeniach paliwa, które pozwoliły na złożenie korekt i realny zwrot gotówki.
Firma Trans-Opole Logistyka posiada flotę 23 ciągników siodłowych. Mimo dużych obrotów, właściciel czuł, że zysk ucieka bokiem przez bałagan w rozliczeniach paliwowych. W październiku 2024 roku weszliśmy do firmy, żeby sprawdzić faktury z ostatnich 24 miesięcy.
Wyzwanie
Głównym problemem był brak kontroli nad 487 fakturami miesięcznie. Kierowcy tankowali na różnych stacjach, a biuro gubiło paragony i źle księgowało odliczenia VAT od aut osobowych używanych w firmie. Przez błędy w ewidencji przebiegu, urząd skarbowy mógł zakwestionować 97.3% odliczeń, co blokowało firmie zwrot gotówki. Właściciel, pan Mariusz, spędzał 7 godzin tygodniowo na szukaniu brakujących papierów, zamiast pilnować zleceń transportowych.
Podejście
Nasz zespół, pod okiem Katarzyny Nowak, przejął 11 segregatorów dokumentacji. Nie bawiliśmy się w ogólniki – sprawdziliśmy każdy z 1 138 dokumentów jeden po drugim. Porównaliśmy daty tankowań z zapisami z nadajników GPS w ciężarówkach. Znaleźliśmy 17 kluczowych błędów w deklaracjach VAT-26, które uniemożliwiały pełne odliczenie podatku od paliwa. Praca zajęła nam dokładnie 34 godziny rzetelnej analizy danych.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy 24 korekty deklaracji VAT za lata 2022-2023 i wysłaliśmy je do Urzędu Skarbowego w Opolu. Wprowadziliśmy prosty system cyfrowy, który teraz automatycznie sprawdza, czy numer rejestracyjny na fakturze zgadza się z listą aut firmowych. Koniec z ręcznym wpisywaniem danych – teraz pani Barbara z administracji poświęca na to tylko 42 minuty dziennie, a my mamy pewność, że liczby w tabelach są prawdziwe.
Rezultaty
Dzięki korektom Trans-Opole Logistyka otrzymała na konto realny przelew z urzędu. Wyeliminowaliśmy ryzyko kar za błędne ewidencje, a proces obiegu faktur skrócił się o ponad połowę.
Harmonogram
-
3 października 2024Przejęcie archiwalnej dokumentacji i start audytu VAT.
-
14 października 2024Wykrycie rozbieżności w 17 deklaracjach paliwowych.
-
28 października 2024Złożenie korekt i wdrożenie automatyzacji obiegu dokumentów.
"Zawsze myślałem, że księgowość to tylko koszt. Fundamenty Sukcesu pokazały mi, że to inwestycja. Odzyskali moje pieniądze w dwa tygodnie, a teraz mam w końcu porządek w segregatorach."